Protocolo Protocolo
A Coordenação de Protocolo Geral (CPG), antiga Divisão de Comunicações - DICOM, mais conhecida por Protocolo Geral, é a principal unidade protocolizadora da UFPE.
A unidade responte pelo protocolo central e por toda a circulação interna de documentos, realizada através do malote institucional, além de gerir os serviços de postagem de encomendas e correspondências institucionais realizada pelos Correios.
Fone: (81) 2126-8154 ou 8014
E-mail: dicom.progest@ufpe.br
Para tratar de assuntos relacionados malotes utilize o ramal 8044
Para tratar de assuntos relacionados Correios utilize o ramal 8057
| Conteúdo | Atualização | Acesso | Objetivo |
|---|---|---|---|
| Tabela de tramitação inicial de processos administrativos | 25/01/2019 |  | Orientar o usuário quanto preenchimento dos campos tipo do processo e classificação e indicar a Unidade Administrativa à qual o processo deverá ser encaminhado para início da instrução. |
| Estrutura da UFPE | 15/01/2019 | | Lista com a hierarquia das Unidades Administrativas. A responsabildiade pela atualização do cadastro é da PROGEPE e do NTI, a partir da solicitação da Unidade Administrativa. |
| Ambiente de testes do SIPAC | - |  | O ambiente somente pode ser acessado por dispositivos conectados à rede de dados da UFPE. Para acessar o ambiente de testes o usuário deve utilizar usuário do ambiente de produção (https://sipac.ufpe.br) e a senha Qwert123. |
| Geração do Certificado Digital | | Procedimento de emissão e instalação do Certificado Digital. | |
| Manuais da Central de Serviços de TIC | | Lista de tutoriais relacionados ao módulo protocolo do SIPAC. Contém orientação detalhada de como realizar os procedimentos no sistema. | |
| Tutoriais em vídeo |  | Lista de vídeos que demonstram como as funcionalidades do módulo Protocolo do SIPAC. |
| Não sou cadastrado, como tenho acesso ao sistema? |
| Caso não seja cadastrado no SIPAC, o interessado deverá realizar acessar http://sipac.ufpe.br/sipac/ e clicar em cadastre-se. Caso ainda tenha dúvidas acesse o Manual de Primeiro Acesso. |
Bolsistas tem acesso ao sistema?
Não. Apenas servidores tem acesso ao SIPAC.
Estou com problemas para acessar o sistema, o que devo fazer?
Caso o servidor não consiga acessar o sistema, deverá entrar em contato com abri um chamdo via Central de Serviços do NTI ou pelo 2126 7777.
O meu usuário e senha do SIG@ servem para acessar o SIPAC?
Não. Os cadastros são distintos.
Como tenho acesso ao módulo Protocolo?
Ao se cadastrar todos os usuários terão acesso mínimo para receber e enviar processos. Caso atue como secretário ou veja ao item a seguir.
Fui ao Protocolo Central, mas eles devolveram os originais. Por quê?
Todos os documentos originais serão devolvidos ao solicitante que esteja solicitando a autuação do processo, conforme disposto pelo no inciso II do § 3º do Art. 12 do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, porém considerando a adaptação dos usuários o Protocolo está tirando as cópias.
A Coordenação de Protocolo Geral, com base no Art. 11 do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015 possibilita o envio da documentação eletronicamente, para tal, de posse do número de protocolo, o usuário deverá um e-mail para protocolo@ufpe.br e no campo assunto preencher o número do processo, por exemplo 23076.999999/2019-99.
Estamos ajustando os procedimentos, pois o sistema foi mudado e a forma de trabalho, com isso os procedimentos estão sendo ajustados para causa o mínimo de impacto.
Sou secretário(a) do setor, preciso de perfil específico?
Sim. O usuário que atua como secretário possui funcionalidades adicionais, tais como: Envio de memorandos, memorando circular, cadastro de documentos, despachos, entre outras.
A atribuição de perfil secretário será formalizada por memorando eletrônico, enncaminhado à unidade 12.69.02 - DIRETORIA DE GESTÃO DE BENS SERVIÇOS, o memorando deverá conter o nome completo e SIAPE do servidor indicado.
Quem pode protocolar processos?
Os processos poderão ser cadastrados por qualquer servidor com perfil para tal. Por exemplo, processos de pagamento podem ser cadastrados pelos próprios gestores de contrato, pedido de afastamento pelo próprio servidor interessado, requisições cadastradas pelas próprias CAFs e etc.
Preciso de treinamento como proceder?
A Diretoria de Gestão de Bens e Serviços e o Núcleo de Tecnologia da Informação disponibilizaram bolsistas dedicados exclusivamente à capacitação e para tirar dúvidas e procedimentos.
Os bolsistas foram distribuídos entre as unidades da UFPE, caso precise de ajuda saiba quem procurar acessando a planilha de distribuição dos bolsistas.
Meu chefe quer que eu receba a sua senha para utilizar o sistema por ele, o que devo fazer?
As senhas de acesso são pessoais e intransferíveis, logo nenhum usuário poderá compartilhar suas credenciais de acesso. Constatada alguma irregularidade todos os envolvidos serão chamados para responder.
Sou obrigado a usar o SIPAC Protocolo?
O SIPAC Protocolo é obrigatório para todos os servidores da instituição.
Quais processos serão tramitados exclusivamente em meio eletrônico?
Todos. A UFPE deixará de tramitar processos físicos, conforme determina o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.
O que é Processo Eletrônico?
São processos que não existem fisicamente, nos quais todos atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico, conforme Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.
O que é Memorando Eletrônico?
Com a publicação da Portaria nº 1.369, de 27 de dezembro de 2018, que aprova e autoriza a distribuição da terceira edição do Manual de Redação da Presidência da República, o memorando deixa de existir e toda comunicação interna e passa a ser feita via ofício.
Contudo, considerando que o referido manual foi aprovado apenas em 28/12/2018, o sistema não foi adptado ao novo padrão de comunicação. Deste modo, as comunicações internas, via módulo Protocolo, funcionalidade memorando eletrônico, poderá ser utilizada normalmente. No tocante à externa a Coordenação de Protocolo Geral expedirá ofício circular explicando o procedimento a ser adotado.
O que é Documento Eletrônico?
São documentos diversos, tais como: Requerimentos, formulários, solicitações e etc, que poderão ser tramitados eletronicamente via sistema. Todos os documentos eletrônicos são procotolados.
Documentos eletrônicos poderão ser autuados como processo administrativo, caso necessário, observadas as definições da Portaria Interministerial º 1.677, de 7 de outubro de 2015. Para tal, a Unidade Protocolizadora responsável deverá ser acionada.
É possível rastrear os documentos e memorandos?
Sim. Todos os documentos do SIPAC são protocolados com um número único idêntico ao utilizado nos processos administrativos, deste modo todos os usuários poderão consultar os documentos a partir das opções de consulta ou diretamente pelo número.
Sou secretário da unidade, meu acesso é diferenciado?
Sim, servidores com perfil de secretário terão atribuições e acesso a mais funcionalidades, porém para ter este perfil os secretários e secretárias deverão ser designados formalmente pelos chefes de unidade.
Os memorandos e memorandos circulares são autenticados?
Sim. Todos os documentos são autenticados via sistema.
Não encontro a unidade ou não sei a qual unidade destino, o que devo fazer?
Entrar em contato com a unidade responsável por atender sua demanda para que informe a unidade destino, por exemplo, licença médica o interessado deve solicitar a informação à PROGEPE.
Lei nº 9.784 , de 29 de Janeiro de 1999: Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal.
Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015: Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.:Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001: Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.
Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013: Determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá outras providências.
Portaria nº 1.369, de 27 de dezembro de 2018: Aprova e autoriza a distribuição da terceira edição do Manual de Redação da Presidência da República.
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011: Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012: Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição.
Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012: Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento.
Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001: Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.
Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012: Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado – Internet Explorer, Firefox e Google Chrome. Além disso ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, isso possibilita que os usuários possam atuar à distância quando necessário.
Praticidade: Todos os documentos e atos são eletrônicos, sejam eles nato-digitais ou digitalizados.
Autonomia: Qualquer unidade e servidor com perfil poderá um processos e enviar ao destino.
Confiabilidade: Todos os documentos serão assinados por assinatura digital ou assinatura eletrônica. ALém disso poderão ser verificados a qualquer tempo e não serão alterados.
Impessoalidade: Todos os servidores do setor podem ver e atuar nos processos da unidade, desde que tenham perfil para tal.
Controle de nível de acesso: Gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos.
Celeridade: Aplicação do princípio da celeridade processual com a redução dos “tempos mortos” ou “tempos em branco” (aqueles entre o despacho e a chegada ao destino). A tramitação é imediata e estará disponível para unidade destino imediatamente.
Transparência: O atos e documentos são públicos e podem ser consultados por qualquer pessoa, exceto nos casos de restrição ou sigilo.
Praticidade: Módulo intuitivo e estruturado com boa navegabilidade e usabilidade.
Segurança: Impossibilidade de perda de processo e conteúdo do processo não pode ser alterado. A segurança dos dados é garantida pelo Núcleo de Tecnologia da UFPE.
Sustentabilidade ambiental: Redução das despesas com papel, já que os processos administrativos consomem anualmente 600.000 folhas de papel a4, 50.000 capas de processo, 50.000 etiquetas de capa e 600.000 etiquetas de página.
Personalização: Controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, inspeção administrativa, modelos de documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, acesso externo, entre outros;
Migração: O processo de migração de qualquer sistema é bastante impactante na rotina de qualquer instituição.
Adaptação: Período de adaptação ao novo sistema e suas funcionalidades.
| Memo Circular 013/2017 - PROGEST/DGBS - Informaçõe sobre implantação e cronograma |  |
| Instruções para preenchimento da Guia de Remessa de Malote | |
| Tutorial em vídeo para preenchimento da GRM |  |
| Guia de Remessa de Malote - GRM. Versão atualizada em 08/11/2017. |  ou  |
| Lista de malotes e setores atendidos | |
| Preenchimento de envelopes e registro de tramitação das capas de processo | |