A DICOM, mais conhecida por Protocolo Geral, é a principal unidade protocolizadora da UFPE, o que faz dela a porta de entrada da maioria das demandas da insituição.

Além de responder pelo protocolo geral a DICOM é responsável por toda a circulação interna de documentos, realizada através do malote institucional, e pela gestão dos serviços de postagem de encomendas e correspondências institucionais realizada pelos Correios.

Os procedimentos detalhados para intsrução de processos administrativos estão definidos na Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.

A seguir destacamos as principais regras que devem ser observadas na instrução processual.

Da formação do processo:

1. O processo deve ser formado por documento avulso original. No caso da necessidade de uso de cópia, devem ser observadas as orientações do item 2.1.3 da Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015. Para dar celeridade ao processo de protocolo, solicitamos que sejam utilizados sempre os originais;
2. A numeração das folhas do processo será iniciada pela unidade protocolizadora. As folhas subsequentes serão numeradas, em ordem crescente, pelas unidades administrativas que as adicionarem, e dever ser colocada no canto superior direito na frente da folha;
3. Todas as folhas que compõem o processo deverão ser rubricadas pelo servidor responsável pela sua adição. O verso das folhas não será numerado, as referências ao verso das folhas serão feitas pela adição da letra “v” após o número da folha referenciada;
4. O(s) documento(s) avulso(s) na capa do processo, padronizada, com grampo trilho plástico para duzentas folhas, na margem esquerda, com distância de 3 cm, obedecendo a ordem cronológica do documento mais antigo para o mais recente;
5. É vedada a repetição de números para as folhas do processo, bem como a rasura, o uso de líquido corretivo e a diferenciação utilizando-se letras e números;
6. No caso de se detectar erro na numeração cometido por terceiros, e se não houver registro do ocorrido, deve-se registrar o fato, por meio de despacho, e prosseguir normalmente com a numeração. Na impossibilidade de dar continuidade à matéria tratada, o processo deverá ser devolvido ao destinatário, por meio de despacho, informando a ocorrência;
7. Qualquer correção de numeração deverá ser registrada e justificada, por meio de despacho; e
8. No caso da existência de espaço em branco na frente e no verso da folha, o espaço deverá ser inutilizado com um traço diagonal para evitar a inclusão indevida de informações; colocar o carimbo ou escrever “Em Branco” no verso das folhas que não contenham informações registradas.

Dos despachos:

1. Os despachos podem ser informativos ou decisórios. Os despachos informativos, ou despachos de mero expediente, objetivam dar prosseguimento ao documento, avulso ou processo, enquanto que os despachos decisórios envolvem uma decisão administrativa sobre matérias e assuntos submetidos à apreciação da autoridade competente;
2. Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por intermédio de despacho na última folha do processo ou mediante a utilização de folha de despacho, sendo que poderão ser anexadas ao processo quantos folhas de despachos forem necessárias.
3. Para os despachos deverão, sempre que possível, ser utilizados a frente e o verso da folha do processo, não sendo permitida a inclusão de novas folhas até o seu total aproveitamento;
4. Despachos expedidos à mão deverão ser legíveis;
5. Nos casos de despacho com impressão em frente e verso, as margens lateral esquerda da frente da folha e a lateral direita do verso da folha deverão ter 3 cm, visando preservar as informações contidas quando a folha for perfurada;
6. Caso haja necessidade de cancelar um despacho, a autoridade deverá fazer dois traços em diagonal e escrever “SEM EFEITO”. Datar, assinar e apor carimbo;

Da juntada:

1. A juntada é a união de processo(s) a um processo principal, realizando-se por anexação ou apensação.
2. Por anexação: visa à continuidade da ação administrativa e ocorre em caráter definitivo. Após o procedimento de juntada por anexação, seja de documento (s) avulso(s) a processo, seja de processo(s) a processo, é vedada a retirada de documento(s) do processo, ressalvadas as hipóteses de desentranhamento e desmembramento;
3. Por apensação: ocorre em caráter temporário e tem como objetivo o estudo, a instrução e a uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo interessado ou não. Cada processo conserva sua identidade e independência. Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal;
4. Nenhum documento ou peça integrante do processo poderá ser retirado ou substituído por cópia, sem que seja registrada a justificativa na Folha de Informações de Despachos. Para obter maiores detalhes consultar os itens 2.11, 2.12 e 2.13 da Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.

Do Arquivamento:

1. O Arquivamento significa a guarda do processo cuja tramitação cessou, por conta do fim da ação administrativa que o gerou.
2. O despacho solicitando a operação deverá ser feito na última folha do processo, ou mediante a utilização de folha de despacho, indicando “Arquive-se”, com carimbo (ou identificação) e assinatura do solicitante.

Há três condições para o arquivamento:

• Pleito deferido ou indeferido.
• Desistência ou renúncia do interessado, feita de forma expressa.
• Decisão de autoridade competente.

Do Desarquivamento:

1. O Desarquivamento ocorre por expressa solicitação da autoridade competente quando houver necessidade de continuidade da ação administrativa. Após o desarquivamento, podem ser incluídos documentos no processo ou apensação ou anexação de outros processos.
2. No caso de uma pessoa física desejar desarquivar o processo no qual é interessada, deverá solicitar a efetivação desta operação junto ao setor, unidade ou órgão ao qual pertence.
3. A operação de desarquivamento deverá ser registrada em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário.
4. A solicitação é feita através da elaboração de um memorando endereçado ao Arquivo Geral, constando o setor que deseja realizar a operação, o número do processo e a identificação da autoridade responsável. A retirada do processo pode ser feita no próprio setor do Arquivo Geral (em loco) ou o mesmo pode ser enviado por malote.

O desarquivamento diferencia-se do empréstimo por dar continuidade à ação administrativa que gerou o processo, pois para referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição, o empréstimo é a operação adequada. Entretanto, um processo pode ser emprestado e, após verificada a necessidade da continuidade da ação, solicitado seu desarquivamento.

As informações detalhadas estão contidas na Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015 e na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999.

Solicito aos dirigentes das unidades que deem ampla divulgação em suas unidades, bem como orientem seus coordenadores, assessores e secretarias que passem a instruir os processos de acordo com as definições gerais contidas neste memorando e que observem as normas da Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.

Problemas com a senha do Sig@. O que fazer?

Para desbloquear usuário com a finalidade de criar nova senha, o mesmo deve dirigir-se  à Divisão de Comunicações ou ao NTI portando um documento de identificação.

Processos que estão no setor, mas o servidor não consegue enviar ou encaminhar no sistema. O que fazer?

Verificar, no acompanhamento, o último órgão que consta no andamento. Se o processo estiver no seu órgão,  é necessário que alguém que tenha o perfil de “chefia” utilize a funcionalidade “Tomar Posse” para tomar posse do processo e em seguida  fazer o envio ou encaminhamento.

Dúvidas quanto à unidade de lotação. Como proceder?

O seu perfil de técnico administrativo é o órgão  da sua unidade de lotação e o seu perfil funcional no Sig@Processo é de acordo com a sua função em determinado órgão. Caso haja discordância deve-se procurar a chefia para oficializar a remoção.

Para abertura de novos processos é necessário constar o CPF do solicitante no documento?

Sim

Como registrar processo manual a partir de agora?

Da mesma forma de antes, ou seja, comparecendo ao Protocolo Geral com a documentação ou mandá-la através do malote para que seja providenciado tal procedimento.

Como proceder quando a pessoa não tem perfil no Sig@Processo e precisa utilizar o sistema?

Encaminhar à Divisão de Comunicações o nome, CPF, órgão a que pertence e perfil funcional para o sistema (chefia, secretariado, atendente e servidor processo).

Preciso de treinamento ou preciso ser treinado novamente. Como proceder?

Procurar o NTI para fazer a inscrição para o treinamento. A carga horária do treinamento é de 16 horas-aula. As inscrições serão contínuas até o final de março de 2010.

Quando estará disponível a consulta pública?

Ainda em fevereiro estará disponível o acompanhamento de processos fora do ambiente Sig@.

Meu chefe quer que eu receba a sua senha para utilizar o sistema por ele. O que fazer?

Não aceitar. Há implicações jurídicas a esse respeito.

Quais são os processos que a partir de agora serão eletrônicos?

São 12, sendo todos de  assuntos ligados à PROGEPE, quais sejam:

Afastamento para exercer atividade política: com ônus para a instituição
Afastamento para exercer atividade política: sem ônus para a instituição
Auxílio Natalidade
Auxílio Saúde
Incentivo à Qualificação
Licença Gala
Licença Nojo
Licença para tratar de interesse particular
Licença Paternidade
Licença prêmio por assiduidade: solicitação
Progressão por capacitação
Tempo de serviço: certidão

Dúvidas sobre:

Questões técnicas do sistema procure o NTI Atende: 2126.7777

Uso do SIG@ e cadastro de usuário procure a Divisão de Comunicações: 2126 - 8154 / 2126 - 8057