Os procedimentos detalhados para intsrução de processos administrativos estão definidos na Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.

Notificação formal aos setores Memorando Circular nº 005/2017 - PROGEST/DGBS

A seguir destacamos as principais regras que devem ser observadas na instrução processual.

Da formação do processo:

1. O processo deve ser formado por documento avulso original. No caso da necessidade de uso de cópia, devem ser observadas as orientações do item 2.1.3 da Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015. Para dar celeridade ao processo de protocolo, solicitamos que sejam utilizados sempre os originais;
2. A numeração das folhas do processo será iniciada pela unidade protocolizadora. As folhas subsequentes serão numeradas, em ordem crescente, pelas unidades administrativas que as adicionarem, e dever ser colocada no canto superior direito na frente da folha;
3. Todas as folhas que compõem o processo deverão ser rubricadas pelo servidor responsável pela sua adição. O verso das folhas não será numerado, as referências ao verso das folhas serão feitas pela adição da letra “v” após o número da folha referenciada;
4. O(s) documento(s) avulso(s) na capa do processo, padronizada, com grampo trilho plástico para duzentas folhas, na margem esquerda, com distância de 3 cm, obedecendo a ordem cronológica do documento mais antigo para o mais recente;
5. É vedada a repetição de números para as folhas do processo, bem como a rasura, o uso de líquido corretivo e a diferenciação utilizando-se letras e números;
6. No caso de se detectar erro na numeração cometido por terceiros, e se não houver registro do ocorrido, deve-se registrar o fato, por meio de despacho, e prosseguir normalmente com a numeração. Na impossibilidade de dar continuidade à matéria tratada, o processo deverá ser devolvido ao destinatário, por meio de despacho, informando a ocorrência;
7. Qualquer correção de numeração deverá ser registrada e justificada, por meio de despacho; e
8. No caso da existência de espaço em branco na frente e no verso da folha, o espaço deverá ser inutilizado com um traço diagonal para evitar a inclusão indevida de informações; colocar o carimbo ou escrever “Em Branco” no verso das folhas que não contenham informações registradas.

Dos despachos:

1. Os despachos podem ser informativos ou decisórios. Os despachos informativos, ou despachos de mero expediente, objetivam dar prosseguimento ao documento, avulso ou processo, enquanto que os despachos decisórios envolvem uma decisão administrativa sobre matérias e assuntos submetidos à apreciação da autoridade competente;
2. Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por intermédio de despacho na última folha do processo ou mediante a utilização de folha de despacho, sendo que poderão ser anexadas ao processo quantos folhas de despachos forem necessárias.
3. Para os despachos deverão, sempre que possível, ser utilizados a frente e o verso da folha do processo, não sendo permitida a inclusão de novas folhas até o seu total aproveitamento;
4. Despachos expedidos à mão deverão ser legíveis;
5. Nos casos de despacho com impressão em frente e verso, as margens lateral esquerda da frente da folha e a lateral direita do verso da folha deverão ter 3 cm, visando preservar as informações contidas quando a folha for perfurada;
6. Caso haja necessidade de cancelar um despacho, a autoridade deverá fazer dois traços em diagonal e escrever “SEM EFEITO”. Datar, assinar e apor carimbo;

Da juntada:

1. A juntada é a união de processo(s) a um processo principal, realizando-se por anexação ou apensação.
2. Por anexação: visa à continuidade da ação administrativa e ocorre em caráter definitivo. Após o procedimento de juntada por anexação, seja de documento (s) avulso(s) a processo, seja de processo(s) a processo, é vedada a retirada de documento(s) do processo, ressalvadas as hipóteses de desentranhamento e desmembramento;
3. Por apensação: ocorre em caráter temporário e tem como objetivo o estudo, a instrução e a uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo interessado ou não. Cada processo conserva sua identidade e independência. Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal;
4. Nenhum documento ou peça integrante do processo poderá ser retirado ou substituído por cópia, sem que seja registrada a justificativa na Folha de Informações de Despachos. Para obter maiores detalhes consultar os itens 2.11, 2.12 e 2.13 da Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.

Do Arquivamento:

1. O Arquivamento significa a guarda do processo cuja tramitação cessou, por conta do fim da ação administrativa que o gerou.
2. O despacho solicitando a operação deverá ser feito na última folha do processo, ou mediante a utilização de folha de despacho, indicando “Arquive-se”, com carimbo (ou identificação) e assinatura do solicitante.

Há três condições para o arquivamento:

• Pleito deferido ou indeferido.
• Desistência ou renúncia do interessado, feita de forma expressa.
• Decisão de autoridade competente.

Do Desarquivamento:

1. O Desarquivamento ocorre por expressa solicitação da autoridade competente quando houver necessidade de continuidade da ação administrativa. Após o desarquivamento, podem ser incluídos documentos no processo ou apensação ou anexação de outros processos.
2. No caso de uma pessoa física desejar desarquivar o processo no qual é interessada, deverá solicitar a efetivação desta operação junto ao setor, unidade ou órgão ao qual pertence.
3. A operação de desarquivamento deverá ser registrada em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário.
4. A solicitação é feita através da elaboração de um memorando endereçado ao Arquivo Geral, constando o setor que deseja realizar a operação, o número do processo e a identificação da autoridade responsável. A retirada do processo pode ser feita no próprio setor do Arquivo Geral (em loco) ou o mesmo pode ser enviado por malote.

O desarquivamento diferencia-se do empréstimo por dar continuidade à ação administrativa que gerou o processo, pois para referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição, o empréstimo é a operação adequada. Entretanto, um processo pode ser emprestado e, após verificada a necessidade da continuidade da ação, solicitado seu desarquivamento.

As informações detalhadas estão contidas na Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015 e na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999.

Solicito aos dirigentes das unidades que deem ampla divulgação em suas unidades, bem como orientem seus coordenadores, assessores e secretarias que passem a instruir os processos de acordo com as definições gerais contidas neste memorando e que observem as normas da Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.

Não sou cadastrado, como tenho acesso ao sistema?

Caso não seja cadastrado no SIPAC, o interessado deve acessar http://sipac.ufpe.br/sipac/ e clicar em CADASTRA-SE.

Em caso de dúvidas acesse o Manual de Primeiro Acesso. 

Bolsistas não podem fazer cadastro via sipac.ufpe.br?

Não. 

Estou com problemas para acessar o sistema, o que devo fazer?

Caso o servidor não consiga acessar o sistema por qualquer motivo é necessário abrir um chamado na Central de Serviços do NTI ou pelo 2126 7777 relatando o problema.

O meu usuário e senha do SIG@ servem para acessar o SIPAC?

Não.

Como tenho acesso ao módulo Protocolo?

Ao se cadastrar todos os usuários  terão acesso mínimo para receber e enviar processos. Caso atue como secretário ou veja ao item a seguir. Porém, as funcionalidades estarão disponíveis após liberação do módulo protocolo.

Sou secretário(a) do setor, preciso de perfil específico?

Sim. O usuário que atua como secretário possui funcionalidades adicionais, tais como: Envio de memorandos, memorando circular, cadastro de documentos, despachos e outras.

A indicação de secretários (as) o Gestor é feita via memorando, expedido pela unidade (baixar modelo), à Diretoria de Gestão de Bens e Serviços. A portaria de designação da chefia poderá ser requerida caso o cadastro da unidade esteja desatualizado.

O que muda na hora de protocolar um processo?

Nada. O procedimento de cadastro será o mesmo: Ir ao Protocolo e dar entrada no processo.

Preciso de treinamento ou ser treinado novamente. Como proceder?

Procurar o servidor de sua unidade capacitado para servir de multiplicador ou acessar os manuais disponíveis nesta página.

Meu chefe quer que eu receba a sua senha para utilizar o sistema por ele, o que devo fazer?

As senhas de acesso são pessoais e intransferíveis, logo nenhum usuário poderá compartilhar suas credenciais de acesso. Constatada alguma irregularidade todos os envolvidos serão chamados para responder.

Sou obrigado a usar o SIPAC Protocolo?

O SIPAC Protocolo será obrigatório para todos os servidores da instituição, pois todos os processos serão tramitados eletrônicamente.

Quais processos serão tramitados exclusivamente em meio eletrônico?

Todos. A UFPE deixará de tramitar processos físicos, conforme determina o Decreto Nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

O que é Processo Eletrônico?

São processos que não existem fisicamente, nos quais todos atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico, conforme Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

O que é Memorando Eletrônico?

Memorando eletrônico é o meio de comunicação interna formal da instituição, todos os memorandos deverão ser emitidos e tramitados dentro do SIPAC.

O sistema permite que os usuários e unidades enviem, recebam e encaminhem memorandos sem a necessidade de papel, tornando o processo célere e sem chance de falhas de comunicação.

O que é Documento Eletrônico?

São documentos diversos, tais como: Requerimentos, formulários, solicitações e etc, que poderão ser tramitados eletronicamente via sistema. Todos os documentos eletrônicos são procotolados.

Documentos eletrônicos poderão ser autuados como processo administrativo, caso necessário, observadas as definições da Portaria Interministerial º 1.677, de 7 de outubro de 2015. Para tal, a Unidade Protocolizadora responsável deverá ser acionada.

É possível rastrear os documentos e memorandos?

Sim. Todos os documentos do SIPAC são protocolados com um número único idêntico ao utilizado nos processos administrativos, deste modo todos os usuários poderão consultar os documentos a partir das opções de consulta ou diretamente pelo número.

Sou secretário da unidade, meu acesso é diferenciado?

Sim, servidores com perfil de secretário terão atribuições e acesso a mais funcionalidades, porém para ter este perfil os secretários e secretárias deverão ser designados formalmente pelos chefes de unidade.

Os memorandos e memorandos circulares são autenticados?

Sim. Todos os documentos são autenticados via sistema, mas apenas servidores com níveis de responsabilidade CHEFE, VICE ou GERENTE podem autenticar memorandos.   

Memo Circular 013/2017 - PROGEST/DGBS - Informaçõe sobre implantação e cronograma
Instruções para preenchimento da Guia de Remessa de Malote
Tutorial em vídeo para preenchimento da GRM
Guia de Remessa de Malote - GRM. Versão atualizada em 08/11/2017.	ou
Lista de malotes e setores atendidos
Preenchimento de envelopes e registro de tramitação das capas de processo

ANEXO - Documento, avulso ou processo, juntado em caráter definitivo a outro processo, para dar continuidade a uma ação administrativa.

APENSO - Processo juntado em caráter temporário a outro processo, para subsidiar uma ação administrativa.

ARQUIVAMENTO - Guarda do documento, avulso ou processo, uma vez cessada a sua tramitação e findada a ação administrativa que determinou a produção do documento.

AUTORIDADE COMPETENTE - Qualquer agente público que tenha a competência para executar a ação a ele atribuída por meio de ato administrativo ou por exigência do cargo ou função.

AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS AVULSOS PARA FORMAÇÃO DE PROCESSO – Ato de reunir e ordenar os documentos avulsos recebidos em unidade protocolizadora, visando à formação de processo.

CLASSIFICAÇÃO - Atribuição de um descritor e/ou um código a documentos, avulsos ou processos, resultantes de uma mesma função ou atividade, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso aos documentos.

CÓPIA - Resultado da reprodução de um documento.

DESAPENSAÇÃO - Separação de processo(s) anteriormente juntado(s) a outro processo por apensação.

DESARQUIVAMENTO - Retorno de documento, avulso ou processo, à tramitação quando houver necessidade de continuidade da ação administrativa.

DESENTRANHAMENTO - Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva, mediante justificativa.

DESMEMBRAMENTO - Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva, mediante justificativa, com o objetivo de formar um novo processo.

DESPACHO - Forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos.

DILIGÊNCIA - Ato investigatório ou de pesquisa, que visa esclarecer, averiguar ou complementar uma informação equivocada ou incompleta em um processo.

DISTRIBUIÇÃO - Primeira tramitação do documento, avulso ou processo, para o destinatário, que ocorre dentro do órgão ou entidade.

DOCUMENTO - Informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato.

DOCUMENTO AVULSO - Informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato, que não está reunida e ordenada em processo.

DOCUMENTO DIGITAL - Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.

DOCUMENTO HÍBRIDO - Documento constituído de parte digital e parte não digital.

DOCUMENTO OSTENSIVO - Documento, avulso ou processo, sem qualquer restrição de acesso.

DOCUMENTO SIGILOSO - Documento, avulso ou processo, que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso, conforme legislação em vigor.

e-ARQ BRASIL - Modelo de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade.

EMPRÉSTIMO - Cessão temporária de documentos, avulsos ou processos, para fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição.

ESPÉCIE DOCUMENTAL - Divisão do gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. As espécies documentais são definidas tanto em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto à forma do registro de fatos. São exemplos de espécies documentais: ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.

EXIGÊNCIA - Pedido de esclarecimento acerca dos documentos, avulsos ou processos, e/ou informações, recebidas pelo órgão ou entidade, que estejam incompletas ou  equivocadas ou apresentem inconsistências ou falhas.

FOLHA DO PROCESSO - Superfície laminar de papel com formato definido, composto de duas faces (frente e verso), cuja numeração, se efetuada, ocorre em ordem crescente. Esta definição aplica-se, exclusivamente, para documentos, avulsos ou processo, não digitais.

FORMATO - Conjunto de características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento.

FORMATO DE ARQUIVO - Especificação de regras e padrões descritos, formalmente, para interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital. São exemplos: PDF, GIF, ODT, JPEG.

GÊNERO DOCUMENTAL - Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso. São exemplos de gêneros documentais: textual, cartográfico, audiovisual (iconográfico, filmográfico, sonoro) e micrográfico.

INTERESSADO - Pessoa física ou jurídica diretamente afetada pelas decisões tomadas em relação ao objeto de análise do documento, avulso ou processo.

JUNTADA - União de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a processo.

Realiza-se por Anexação ou Apensação.

JUNTADA POR ANEXAÇÃO - União em caráter definitivo e irreversível de documento(s), avulso(s) ou processo(s), a outro processo, desde que referentes a um mesmo interessado ou assunto, visando à continuidade da ação administrativa.

JUNTADA POR APENSAÇÃO - União em caráter temporário de processo(s) a outro processo, destinada ao estudo, instrução e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes e servir de documento elucidativo para a instrução deste, pertencente a um mesmo interessado ou não.

MENSAGEM DE CORREIO ELETRÔNICO – Documento digital criado ou recebido via um sistema de correio eletrônico, incluindo anexos que possam ser transmitidos com a mensagem.

NUMERAÇÃO DE FOLHAS - Numeração atribuída às folhas do processo não digital. ORIGINAL - 1) Primeiro documento completo e efetivo. 2) Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar.

PROCESSO - Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento.

PROCESSO HÍBRIDO - Processo constituído de documentos digitais e não digitais reunidos oficialmente no decurso de uma ação administrativa e que formam uma unidade conceitualmente indivisível.

PROCESSO ACESSÓRIO - Processo que, no procedimento de juntada, apresenta matéria indispensável à instrução de outro processo, denominado processo principal.

PROCESSO PRINCIPAL - Processo que, pela natureza de sua matéria, assume o caráter de principal, quando exigir a juntada de um ou mais processos como apoio à sua decisão.

RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO - Reunião de documentos avulsos com o objetivo de remontar processo que tenha sido perdido ou extraviado.

RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME - Reunião de documentos avulsos com o objetivo de remontar o volume de um processo que tenha sido perdido ou extraviado.

REGISTRO - Cadastramento das informações com o objetivo de controlar a tramitação dos documentos, avulsos ou processos, produzidos e recebidos em um órgão ou entidade.

SISTEMA INFORMATIZADO - Ambiente digital que processa eletronicamente um conjunto de elementos/dados intelectualmente organizados.

SUPORTE - Base física sobre a qual a informação é registrada.

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME - Conjunto de informações registradas no início de um volume do processo, com o objetivo de validar o novo volume do processo.

TERMO DE DESAPENSAÇÃO - Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a separação de processo(s) apensado(s) a processo.

TERMO DE DESENTRANHAMENTO - Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a retirada de folha(s) de um processo que foram anexadas indevidamente ao mesmo.

TERMO DE DESMEMBRAMENTO - Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a retirada de folha(s) do processo, para formar outro.

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME – Conjunto de informações registradas no final de um volume do processo, registradas com o objetivo de validar o encerramento do volume do processo.

TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO - Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a união definitiva de processo(s) a processo.

TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO - Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a junção provisória de processo(s) a processo.

TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO – Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a reconstituição de um processo que tenha sido perdido ou extraviado.

TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME – Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a reconstituição do volume de um processo que tenha sido perdido ou extraviado.

TERMO DE SUBSTITUIÇÃO DE CAPA - Conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a troca da capa do processo que tenha sido seriamente danificada, por desgaste natural, sinistro ou acidente.

TIPO DOCUMENTAL - Divisão de espécie documental, que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à formula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais: planilha contábil, planta arquitetônica, termo de convênio, instrução normativa, portaria de designação, carta patente, decreto sem número, decreto-lei, decreto legislativos.

TRAMITAÇÃO - Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Também referido como MOVIMENTAÇÃO.

UNIDADE ADMINISTRATIVA - Unidade formal, integrante de um órgão ou entidade, criada por instrumento normativo.

UNIDADE DE PROTOCOLO - Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos.

UNIDADE PROTOCOLIZADORA - Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, bem como responsável pela autuação de documentos avulsos para formação de processos e pela atribuição de Número Único de Protocolo - NUP aos documentos, avulsos ou processos.

VOLUME - Subdivisão de um processo.