Protocolo Protocolo
A Coordenação de Protocolo Geral - CPG, antiga Divisão de Comunicações - DICOM, conhecida comumente por "Protocolo", é a Unidade Administrativa da UFPE responsável:
- Pelo protocolo de todos os documentos encaminhados à UFPE por usuários externos;
- Pela interna da comunicação oficial (malote interno);
- Pela gestão dos serviços de postagem de encomendas e correspondências institucionais, operacionalizado pelos Correios;
- Normatização interna das atividades de Protocolo, atividade realizada em conjunto com o Arquivo Geral;
- Por dar suporte e orientar as demais unidades da UFPE quanto ao mapeamento dos fluxos dos processos administrativos;
- Gestão da parte administrativa do módulo Protocolo do SIPAC;
- Fiscalizar as atividades das unidades descentralizadas de protocolo.
Telefones de contato:
Para tratar de outros assuntos utilize o ramal 2126-8154/8014
Para tratar de assuntos relacionados malotes utilize o ramal 2126-8044
Para tratar de assuntos relacionados postagem utilize o ramal 2126-8057
E-mail: protocolo@ufpe.br
Conteúdo | Atualização | Acesso | Objetivo |
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Tabela de tramitação inicial de processos administrativos | 21/02/2019 | ![]() | Orientar o usuário quanto preenchimento dos campos tipo do processo e classificação e indicar a Unidade Administrativa à qual o processo deverá ser encaminhado para início da instrução. |
Estrutura da UFPE | 15/01/2019 | ![]() | Lista com a hierarquia das Unidades Administrativas. A responsabildiade pela atualização do cadastro é da PROGEPE e do NTI, a partir da solicitação da Unidade Administrativa. |
Ambiente de testes do SIPAC | - | ![]() | O ambiente somente pode ser acessado por dispositivos conectados à rede de dados da UFPE. Para acessar o ambiente de testes o usuário deve utilizar usuário do ambiente de produção (https://sipac.ufpe.br) e a senha Qwert123. |
Geração do Certificado Digital | ![]() | Procedimento de emissão e instalação do Certificado Digital. | |
Manuais da Central de Serviços de TIC | ![]() | Lista de tutoriais relacionados ao módulo protocolo do SIPAC. Contém orientação detalhada de como realizar os procedimentos no sistema. | |
Tutoriais em vídeo | ![]() | Lista de vídeos que demonstram como as funcionalidades do módulo Protocolo do SIPAC. | |
Manual de cadastro de processos | ![]() | Manual com o passo a passo para cadastrar de processo. |
EM ATUALIZAÇÃO
Lei nº 9.784 , de 29 de Janeiro de 1999: Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal.
Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015: Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.:Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
Portaria Normativa nº 01, de 02 de janeiro de 2019: Institui o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos – SIPAC como o sistema de processo eletrônico administrativo da Universidade Federal de Pernambuco e dá outras providências
Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001: Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.
Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013: Determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá outras providências.
Portaria nº 1.369, de 27 de dezembro de 2018: Aprova e autoriza a distribuição da terceira edição do Manual de Redação da Presidência da República.
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011: Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012: Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição.
Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012: Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento.
Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001: Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.
Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012: Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Pontos Fortes
Praticidade: Ferramenta completamente online que pode ser acessada de qualquer dispositivo, o que permite ao usuário atuar nos processos a qualquer tempo de qualquer lugar. Todos os documentos e atos são eletrônicos, sejam eles nato-digitais ou digitalizados, portanto não há necessidade de transporte, pode ser enviado a qualquer momento e estará disponível ao interessado imediatamente.
Confiabilidade: Todos os documentos serão assinados por assinatura digital ou assinatura eletrônica. ALém disso poderão ser verificados a qualquer tempo e não serão alterados.
Impessoalidade: Todos os servidores tem acesso aos processos da unidade, desde que tenham perfil para tal.
Controle de nível de acesso: Gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos.
Celeridade: Aplicação do princípio da celeridade processual com a redução dos “tempos mortos” ou “tempos em branco”, aqueles entre o despacho e a chegada ao destino via malote. Após tramitado o processo estará disponível para unidade destino imediatamente.
Transparência: Os atos e documentos são públicos e podem ser consultados por qualquer pessoa, exceto nos casos de restrição ou sigilo assegurados por lei.
Segurança da informação: Conteúdo dos autos não pode ser alterado. A segurança dos dados é garantida pelo Núcleo de Tecnologia da UFPE.
Sustentabilidade: Redução dos impactos ambientais associados à produção de Papel A4 com a eliminação de documentação física.
Economia: Eliminação do custo com papel A4 para uso em processos.
Facilidade de acesso: Acesso ao sistema é simples e demanda apenas login e senha.
Personalização: Possibilidade de criação documentos padronizados para toda a instituição ou especificamente para unidade.
Pontos Fracos
Mudança de cultura: Resistência natural das pessoas à mudança.
Repensar a forma trabalho: Dificuldade das unidades em repensar sua forma de trabalho para adaptá-la a realidade do processo administrativo.
Desconhecimento dos fluxos: Quantidade razoável dos servidores desconhecem os fluxos de processo da UFPE, incluídos os das próprias atividades.
Necessidade de customizações: O sistema precisa de ajustes para melhor atender as especificidades da UFPE.