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Primeiramente, é importante contextualizar nossa competência com algumas informações sobre a gestão de documentos.

Os documentos possuem um ciclo de vida, sendo originados como correntes, passando a intermediários e, por fim, permanentes. Na fase corrente, o documento está em plena consulta e utilização, devendo ficar no departamento que o produziu ou o recebeu. Já na fase intermediária, sua vigência ainda existe, mas a consulta é mais rara, pois apenas está aguardando o cumprimento dos prazos legais de guarda. Após cumprir seu prazo de guarda, pode ser eliminado ou entrar na fase permanente (guarda definitiva), se for identificado valor de prova, pesquisa ou informativo em seu conteúdo (ou seja, nem todo documento chega à fase permanente).

Para estabelecer os prazos do um ciclo de vida de um documento, existe o instrumento que o classifica por assunto e o que determina sua temporalidade, sendo, respectivamente, o código de classificação e a tabela de temporalidade, havendo distinção entre a atividade-meio e atividade-fim da universidade (cada atividade tem seu próprio código e tabela de temporalidade). Para auxiliar nesta gestão, a UFPE possui uma CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos), que avalia os documentos a serem preservados ou eliminados na instituição, além de prestar consultoria e auxílio às unidades na gestão de seus acervos, bem como tomar decisões de mesmo âmbito.

Portanto, o Arquivo Geral é responsável pela guarda e gestão da documentação da universidade na fase intermediária e permanente, ajudando na preservação da memória institucional e auxiliando no processo de tomada de decisão através dos registros que mantém sob sua custódia.