SIPAC UFPE - Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

O que é?

A UFPE dá mais um passo importante em direção ao mundo digital. A transição para o processo eletrônico vai contribuir para uma tramitação de processos mais eficiente, descentralizada, sem papel e com mais transparência. A proposta é diminuir o tempo de espera nos trâmites dos processos feitos na Universidade, de modo a agilizar e facilitar a vida dos usuários, técnicos-administrativos, professores e alunos.

Tire suas dúvidas

Nested Portlets Nested Portlets

Web Content Display Web Content Display

Central Telefônica: ramal 7777 ou de fora da ufpe pelo telefone 2126-7777

Suporte Online: cstic.ufpe.br

Web Content Display Web Content Display

Conteúdo	Atualização	Objetivo
Tabela de tramitação inicial de processos administrativos	21/02/2019	Orientar o usuário quanto preenchimento dos campos tipo do processo e classificação e indicar a Unidade Administrativa à qual o processo deverá ser encaminhado para início da instrução.
Ambiente de testes do SIPAC	-	O ambiente somente pode ser acessado por dispositivos conectados à rede de dados da UFPE. Para acessar o ambiente de testes o usuário deve utilizar usuário do ambiente de produção (https://sipac.ufpe.br) e a senha Qwert123.
Geração do Certificado Digital		Procedimento de emissão e instalação do Certificado Digital.
Manuais da Central de Serviços de TIC		Lista de tutoriais relacionados ao módulo protocolo do SIPAC. Contém orientação detalhada de como realizar os procedimentos no sistema.
Tutoriais em vídeo		Lista de vídeos que demonstram como as funcionalidades do módulo Protocolo do SIPAC.
Manual de cadastro de processos (2022)		Manual com o passo a passo para cadastrar de processo.
Código de classificação e temporalidade de atividades-meio		Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal
Código de classificação e temporalidade de atividades-fim (IFES)		Código de classificação de documentos de arquivo relativos às atividades–fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES
Tabela de equivalencia das atividades-meio		Instrumento que indica a correspondência de classificações antigas para a nova.

Como realizar a abertura de processo remotamente?

O requerente deve enviar a documentação em PDF, sem armazenamento nas nuvens ou links, para o e-mail protocolo@ufpe.br

Como posso acompanhar o meu processo?

Visite o site sipac.ufpe.br e insira o número do processo na Aba Consultas.

O Protocolo já cadastrou meu processo, mas esqueci de um documento. O que fazer para inserir no processo?

Este documente deverá ser enviado diretamente para a unidade que está em posse do processo, pois após cadastrado e tramitado, a Coordenação de Protocolo Geral não terá permissão de inserir novos documentos, exceto se o processo ainda estiver na unidade.

Como os requerentes serão informados sobre o resultado dos processos?

A unidade competente sobre a demanda deve entrar em contato com o requerente pelo e-mail enviando cópia do último despacho e o requerente deverá responder o e-mail declarando ciência. Ambos os e-mails devem ser inseridos no processo eletrônico.

Alteração da natureza de Processos e Documentos

Os documentos serão restritos sempre que possuírem informações que justifiquem conforme as alternativas disponíveis no SIPAC, no entanto, é possível tornar ostensivo desde que o próprio interessado autorize a alteração.

Registramos que os servidores sem acesso aos documentos restritos devem solicitar permissão a DIVISÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (DTICOM) por meio de ofício e assinado pela chefia imediata a fim de evitar deixar informações sensíveis passíveis de consulta pública.

Procedimento para envio de correspondências pelo SIPAC

O despacho deve ter a indicação do ofício que deverá ser enviado ou em caso de vários documentos, a união de todos os documentos anexo em pdf na ordem do principal para seus documentos acessórios, por exemplo: 1. oficio, 2. portaria, 3. contracheques. Indicamos utilizar sites para unir pdf e posterior anexação ao despacho.

O oficio a ser enviado deve ter o endereço do destinatário no seu corpo.

Lei nº 9.784 , de 29 de Janeiro de 1999: Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal.

Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015: Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.:Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

Portaria Normativa nº 01, de 02 de janeiro de 2019: Institui o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos – SIPAC como o sistema de processo eletrônico administrativo da Universidade Federal de Pernambuco e dá outras providências

Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001: Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.

Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio das instituições federais de ensino superior – IFES.

Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013: Determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá outras providências.

Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das instituições federais de ensino superior – IFES.

Portaria nº 1.369, de 27 de dezembro de 2018: Aprova e autoriza a distribuição da terceira edição do Manual de Redação da Presidência da República.

Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011: Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012: Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição.

Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012: Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento.

Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001: Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.

Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012: Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

Pontos Fortes

Praticidade: Ferramenta completamente online que pode ser acessada de qualquer dispositivo, o que permite ao usuário atuar nos processos a qualquer tempo de qualquer lugar. Todos os documentos e atos são eletrônicos, sejam eles nato-digitais ou digitalizados, portanto não há necessidade de transporte, pode ser enviado a qualquer momento e estará disponível ao interessado imediatamente.

Confiabilidade: Todos os documentos serão assinados por assinatura digital ou assinatura eletrônica. ALém disso poderão ser verificados a qualquer tempo e não serão alterados.

Impessoalidade: Todos os servidores tem acesso aos processos da unidade, desde que tenham perfil para tal.

Controle de nível de acesso: Gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos.

Celeridade: Aplicação do princípio da celeridade processual com a redução dos “tempos mortos” ou “tempos em branco”, aqueles entre o despacho e a chegada ao destino via malote. Após tramitado o processo estará disponível para unidade destino imediatamente.

Transparência: Os atos e documentos são públicos e podem ser consultados por qualquer pessoa, exceto nos casos de restrição ou sigilo assegurados por lei.

Segurança da informação: Conteúdo dos autos não pode ser alterado. A segurança dos dados é garantida pelo Núcleo de Tecnologia da UFPE.

Sustentabilidade: Redução dos impactos ambientais associados à produção de Papel A4 com a eliminação de documentação física.

Economia: Eliminação do custo com papel A4 para uso em processos.

Facilidade de acesso: Acesso ao sistema é simples e demanda apenas login e senha.

Personalização: Possibilidade de criação documentos padronizados para toda a instituição ou especificamente para unidade.

Pontos Fracos

Mudança de cultura: Resistência natural das pessoas à mudança.

Repensar a forma trabalho: Dificuldade das unidades em repensar sua forma de trabalho para adaptá-la a realidade do processo administrativo.

Desconhecimento dos fluxos: Quantidade razoável dos servidores desconhecem os fluxos de processo da UFPE, incluídos os das próprias atividades.

Necessidade de customizações: O sistema precisa de ajustes para melhor atender as especificidades da UFPE.

Para envio de serviços postais é necessário que o pacote/envelope com destinatário e remetente seja entregue até às 11h para ser postado no mesmo dia.

Para conteúdos que não sejam folhas de papel é necessário o preenchimento da Declaração de Conteúdo (BAIXAR) que deverá estar em saco plástico transparente e colada no lado de fora do pacote.

O pacote deve estar devidamente embalado de acordo com seu conteúdo, dessa forma, postagens de material perecível e/ou que contenham gelo seco em seu interior, deverão estar devidamente isolados para não passar umidade aos outros pacotes.

O peso máximo é de 30kg.

As postagens internacionais estão disponíveis conforme a simulação no site dos correios (https://efi.correios.com.br/app/simulaPrecoPrazoInternacional/index.php). O envelope para envio internacional deve conter além dos dados do remetente, os seguintes dados do destinatário: Nome do Destinatário, Endereço completo (Com especificações de Centro, Departamento, Prédio, Andar, Ala, por exemplo), Telefone do destinatário (com DDI), E-mail do destinatário e qualquer outra informação que seja possível contactar o destinatário.

ENVIO POSTAL POR E-MAIL OU PROCESSO

Conforme Oficio Circular nº 61/2023-DGBS PROGEST, a Coordenação de Protocolo Geral realiza a postagem nos Correios de envelopes entregues presencialmente e de documentos enviados por meio de processos no SIPAC e e-mail, sendo estes documentos enviados eletronicamente limitados até 20 páginas e em caso de maior quantidade, devem ser entregues fisicamente em um envelope contendo remetente e destinatário.

Reforçamos que os documentos enviados eletronicamente devem estar devidamente assinados, a fim de garantir sua validade jurídica e autenticidade, evitando possíveis complicações com documentos que possam ser considerados sem efeito. Caso os documentos sejam enviados pendentes de assinatura, os processos e e-mails serão devolvidos, solicitando o envio da documentação devidamente assinada.

Além disso, orientamos que os documentos avulsos, ou seja, aqueles que não estão inseridos em processos, sejam elaborados por meio da função "Cadastrar Documento". Nessa função, selecione o tipo de documento adequado (Ofício, Notificação ou outro documento de comunicação, conforme a sua unidade), classifique-o com o código 991 do CONARQ e, ao finalizar, envie-o para sua própria unidade. Após finalizado o cadastro do documento, deve ser gerado o pdf do mesmo e enviado para o e-mail protocolo@ufpe.br, onde será realizada a impressão eo envelopamento do documento.

Segue em modelo de documento com a estrutura de envio postal.

Memo Circular 013/2017 - PROGEST/DGBS - Informaçõe sobre implantação e cronograma
Instruções para preenchimento da Guia de Remessa de Malote
Tutorial em vídeo para preenchimento da GRM
Guia de Remessa de Malote - GRM. Versão atualizada em 08/11/2017.	ou
Lista de malotes e setores atendidos
Preenchimento de envelopes e registro de tramitação das capas de processo

ASSINANTES EXTERNOS

Os usuários que devem realizar a assinatura como “Assinante Externo” devem utilizar a página principal do SIPAC (sipac.ufpe.br) e selecionar a aba “Assinantes Externos”.

Na tela de assinante externo será possível realizar o login ou o próprio cadastro.

Caso ainda não possua o cadastro, clique em “Cadastrar” para abrir a tela abaixo:

Ressaltamos os seguintes campos para o devido preenchimento e não reprovação do cadastro:

Arquivo do Documento Oficial com CPF: Deve ser adicionado documento com foto que contenha o CPF, exemplo: CNH, CREA, CRM, etc. No uso de Carteira de Identidade (RG), deverá ser digitalizado frente e verso do documento em arquivo único, e caso o RG não possua o CPF nos dados, deverá ser inserido o cartão de CPF no mesmo arquivo único.

Arquivo de Selfie com documento: Adicionar autoretrato ou fotografia segurando o documento de identificação com CPF fornecido no item anterior. Enquadre seu rosto e ao lado o seu documento com foto.É importante que sua selfie seja nítida, clara e que seu rosto fique visível assim como o documento de identificação para a validação ser realizada com sucesso.

Arquivo de Termo de Veracidade: Deve ser assinado manualmente ou com assinatura/certificado eletrônico. Termos com a imagem da assinatura colada serão recusados.

Nested Portlets Nested Portlets

Vídeos

O Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI) disponibilizou uma série de videoaulas que ensinam a usar o SIPAC Protocolo para diversas finalidades.

Veja todos os vídeos

Web Content Display Web Content Display

Veja como fazer o primeiro acesso no sipac: https://otrs.ufpe.br/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=170

Web Content Display Web Content Display

Em caso de dúvidas sobre como realizar determinado procedimento, acesse o FAQ. No link, estão disponíveis disponíveis tutoriais que explicam passo a passo como usar o SIPAC Protocolo.

Acesse: https://otrs.ufpe.br/otrs/public.pl?Action=PublicFAQExplorer;CategoryID=54