Células Células

 

 

PROJETO CÉLULAS
DE MAPEAMENTO E MELHORIA DE PROCESSOS

 

 

O  Projeto visa à criação e articulação de uma rede de Células, cuja finalidade primordial é a de mapear e propor melhorias nos fluxos de trabalho dos diversos setores da Universidade, procurando torná-los mais eficazes e com maior qualidade.

 

POR QUÊ?

Enquanto os analistas do Escritório de Processos (EP) da Pró-Reitoria de Comunicação, Informação e Tecnologia da Informação (Procit) visitavam as unidades da UFPE, foram identificados desafios comuns a várias áreas, como pessoal reduzido, grande volume de projetos e processos, novas demandas, orçamento limitado e exigências de auditorias da Controladoria-Geral da União (CGU) e do Tribunal de Contas da União (TCU). Com estas provocações em mente, estabeleceram-se as bases para o Projeto de Células de Mapeamento e Melhoria de Processos, um antigo sonho do Prof. Décio Fonseca, pró-reitor da Procit.

 

O QUÊ?

Com o projeto, espera-se atingir os seguintes objetivos:

  1. Padronização e aprimoramento dos processos de trabalho;
  2. Melhora na compreensão dos servidores quanto a suas atividades e “sua parte no todo”;
  3. Melhora nas relações interpessoais dos servidores;
  4. Integração dos setores da UFPE;
  5. Busca conjunta de soluções para questões comuns;
  6. Apoio às demandas relacionadas ao gerenciamento de riscos na UFPE.
 

COMO?

Fase 1: Diagnóstico

Os servidores da UFPE convidaram as diretorias e coordenações dos Centros Acadêmicos para reuniões individuais, nas quais foram realizadas a apresentação do projeto, o levantamento de setores que já tinham iniciativa de mapeamento, quais os processos que as áreas encontram mais dificuldades e sugestões para melhoria do projeto.

 

Fase 2: Capacitação

A capacitação será realizada em parceria com a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas e Qualidade de Vida (Progepe), com direito a certificado para aqueles que concluírem o curso com sucesso. A partir desta fase, o Escritório de Processos da Procit contou com o apoio de todos os Centros da UFPE:

 

CAA, CAC, CAV, CB, CCEN, CCJ, CCM, CCS, CCSA, CE, CFCH, CIn, e CTG.

 

Fase 3: Produção Assistida, Suporte e Encontros Bimestrais

Os servidores participantes das Células, já capacitados, começarão a mapear e modelar os processos de suas áreas de atuação, com a assistência do Escritório de Processos da Procit. 

Cada Célula será designada a um servidor de referência: um analista do EP que irá acompanhar as atividades e realizar reuniões conjuntas com as áreas.

Os encontros bimestrais têm a finalidade de apresentar casos de sucesso, tirar dúvidas, além de incentivar cooperação entre as Células: haverá oportunidades de realizar busca conjunta de soluções para desafios comuns às unidades da UFPE.

 

QUEM?

Na primeira turma de Células, foram abertas 02 (duas) vagas para cada um dos Centros Acadêmicos, que indicaram servidores ligados às coordenações vinculadas às respectivas diretorias, notadamente as áreas de compras, finanças e infraestrutura.

Foi solicitado que os servidores indicados sejam pessoas pró-ativas, com conhecimento de como são realizadas as atividades do setor, abertas à inovação e ao aprendizado de novas ferramentas, com boa comunicação, que gostem de trabalhar em equipe e que possam ter sugestões de melhoria.

 

ONDE?

Embora os servidores das Células possam eventualmente realizar reuniões externas ou ir ao EP para tirar dúvidas e receber suporte, as atividades são realizadas principalmente em seu próprio local de trabalho, em paralelo às suas atividades regulares.

 

QUANDO?

No dia 09 de outubro, houve o lançamento do Projeto de Células de Mapeamento e Melhoria de Processos, do Portfólio de Processos da UFPE, e dos processos modelados no Projeto de Compras e Contratações da UFPE.

No dia 10 de outubro de 2019, terá início a primeira turma do Curso Básico de Gestão por Processos.

 

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