A Universidade Federal de Pernambuco está implantando o Sistema de Protocolos que é parte do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac). O objetivo é auxiliar a gestão documental na instituição, abrangendo o controle de processos, documentos e memorandos eletrônicos com informações de registro, conteúdo, tramitações e despachos.

O sistema tem como finalidade possibilitar o registro de processos de protocolo, documentos, memorandos eletrônicos, auxiliar operações básicas de autuação, despacho e tramitação entre unidades e arquivamento.

A partir de 11 de janeiro de 2019, todos os processos da UFPE serão eletrônicos. Para facilitar o acesso ao novo sistema, O Núcleo de Tecnologia da Informação - NTI disponibiliza um Manual Explicativo necessário para a criação e instalação do certificado digital para a assinatura eletrônica dos documentos.

No dia 19 de novembro, o NTI realizou um treinamento para reconhecimento do ambiente virtual do SIPAC Protocolo e realização do auto-cadastro. Em breve será realizado um novo treinamento, com o mesmo intuito, para todos os docentes e técnicos-administrativos do Campus do Agreste.

Os servidores podem acessar uma documentação explicativa para estudo do módulo, onde futuramente será inserido vídeos, e uma área de teste, acessível apenas a partir de computadores conectados à rede de dados da universidade.

Para acessar o sistema, cada usuário deve utilizar o login do ambiente de Produção, caso já tenha realizado o auto cadastro, e usar a senha padrão do ambiente de treinamento: “Qwert123”

Se nunca tiver realizado o auto cadastro no ambiente de produção, o usuário deve realizar o auto cadastro no ambiente de produção e no de treinamento, uma vez que o sistema não importa mais os usuários do ambiente de produção para o ambiente de treinamento.

As dúvidas sobre o auto-cadastro poderão ser direcionadas ao setor de Protocolo do CAA, que contará com a ajuda de dois bolsistas específicos para este procedimento, ou ainda, pelo email: cpr.sipac-l@ufpe.br.

O NTI-Agreste atenderá aos setores administrativos, conforme o cronograma, para instalação do plugin referente à certificação digital, porém, todos os servidores ( docentes e técnicos-administrativos) deverão criar o certificado digital de acordo com o tutorial ( pags. 3 a 6). Feito isso, o NTI providenciará a implantação do certificado.

Os docentes deverão entrar em contato com o NTI-Agreste para agendar o atendimento conforme disponibilidade mútua, do setor e do demandante, através do telefone (81) 2103-9160 ou do chamado, onde também poderão ser esclarecidas dúvidas sobre a criação do certificado digital.

O NTI-Agreste fará um mutirão com intuito de atender todos os setores administrativos e docentes para instalar os certificados criados pelos servidores. A participação no treinamento, que será programado, e o agendamento dos docentes com o NTIA, é fundamental para todos que precisam abrir e/ou manipular processos na universidade.